En el competitivo panorama empresarial actual, la tecnología juega un papel fundamental en el impulso del éxito y facilita el crecimiento. Sin embargo, gestionar de manera efectiva los costos de TI puede representar un desafío significativo, especialmente para las organizaciones más grandes con amplios recursos tecnológicos y múltiples proyectos en marcha.

Aquí es donde entra en juego la Gestión Financiera de TI (ITFM, por sus siglas en inglés): una práctica que tiene como objetivo optimizar la inversión en TI de una organización y alinearla con los objetivos empresariales. Al adoptar las mejores prácticas en ITFM, las empresas pueden obtener una mejor visibilidad de sus costos de TI, mejorar los procesos de presupuestación y pronóstico, y tomar decisiones informadas sobre las inversiones tecnológicas. Te decimos cómo aprovechar al máximo sus beneficios:

• Reúne tus datos

Comprender de manera integral los gastos de TI es fundamental para tomar decisiones de inversión informadas. Si bien los libros mayores generales se utilizan como fuente principal de transacciones financieras, su estructura tradicional puede tener dificultades para manejar la complejidad de los datos de los costos, pues a menudo incluyen detalles específicos de transacciones adicionales, como el uso de hardware y software, que no se pueden capturar dentro de la estructura de centros de costos y cuentas.

Para abordar este desafío, Gartner recomienda implementar cuatro tipos diferentes de vistas: activos, tecnología, servicios empresariales e inversiones. Sin embargo, acomodar estas dimensiones adicionales puede ser complicado y engorroso. Aquí es donde entran en juego las herramientas de ITFM.

Estas tecnologías están diseñadas específicamente para proporcionar vistas precisas, rápidas y escalables de los costos de TI. Gestiona de manera efectiva datos específicos de consumo, como nombres de servidores o números de serie de equipos de escritorio, lo que mejora en gran medida la transparencia y la comprensión de las actividades de consumo de los servicios. Se consolidan todas las vistas relevantes, los datos de consumo, la información de servicio, los cálculos de tarifas unitarias, los datos de distribución interna y externa de costos y las capacidades de informes, no sólo para el área financiera, proporciona múltiples perspectivas de gasto, ofreciendo enfoques y fortalezas distintas.

• Evalúa el panorama

Determina los principales interesados, sus necesidades de informes y las fuentes de datos necesarias. Se debe tener comunicación entre socios, el equipo de TI y el departamento de Finanzas para comprender necesidades y expectativas, así como ofrecer soluciones.

• Define los objetivos

Establece parámetros, objetivos y métricas que se utilizarán para medir el éxito. Es esencial establecer metas que estén en línea con el plan de negocios general de la organización.

• Crea un plan de acción

Explica los pasos necesarios para alcanzar los objetivos, para asegurarse de que el plan de acción se mantenga en línea con la estrategia de la organización, debe ser evaluado y actualizado de manera regular.

La participación de los interesados es crucial. Se recomienda tener disposición para alinear los objetivos de TI con los empresariales, escuchar las necesidades de los interesados y encontrar soluciones de manera colaborativa.

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